Assistant·e Administratif·ve H/F - ASPIC

L'ASPIC (Association Santé Prévention Information du Calvados) recherche une.e assistant.e administratif.veL'ASPIC est une association qui soutient deux dispositifs : - un lieu d'accueil enfant-parent (RICOCHET) - une activité de Recherche et Communication par le biais de séminaires et de conférences.L'association est gérée par un conseil d'administration et une présidence collégiale.Missions : - Gestion des mails, du courrier et du téléphone- Saisie des demandes et justifications de subvention sur les plateformes en ligne dédiées- Déclaration mensuelle des heures des salariés via le dispositif CEA pour l'établissement des bulletins de salaire- Déclaration unique d'embauche- Gestion des adhésions de l'association- Organisation et participation aux conseils d'administration et assemblées générales ; rédaction et diffusion des compte-rendus de ces réunions- Participation à la rédaction et mise en page du rapport d'activité- Relations avec les partenaires et financeurs : Ville de Caen, CAF, Conseil Départemental. - Relations avec le cabinet comptable- Enregistrement et mise en paiement des factures et remboursements de frais- Gestion et suivi des inscription au Séminaire annuel- Mise à jour des tableaux de bord (fréquentation, statistiques, heures de travail)- Création et mise à jour de support de communication (flyers, mailing list, etc)- Classement et archivage- Veille juridique et réglementaire nécessaire au fonctionnement de l'Association (agréments, autorisation de fonctionnement, augmentation du SMIC, etc)Conditions de travail :- Travail à temps partiel (10 h hebdomadaires)- Local situé à Caen équipé d'un ordinateur, télétravail occasionnel possibleCompétences et qualités requises :- Capacité à travailler seul-e- Relationnel aisé, organisation et rigueur dans l'exécution des tâches- Bonne maîtrise des outils bureautiques, informatiques et collaboratifs- Connaissance du fonctionnement associatif

Experience: 1 An(s)Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaireListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• SGBD
• Veille juridique
• Logiciels bureautiques
• Rédaction de rapports d'activité
• Organisation d'événements
• Compte-rendu
• Facturation
• Traitement du courrier