Assistant de Direction - Correspondant Ressources Humaines et Formation H/F - 14

Sous l'autorité du directeur de l'établissement et sous la responsabilité fonctionnelle de la Directrice Administrative et Financière (DAF) et de la directrice des programmations, vous assurez l'ensemble des missions liées au secrétariat de direction de l'établissement.
En lien avec la DAF, vous assurez le rôle de correspondant ressources humaines et formation.
En Lien direct avec le directeur et la directrice des programmations, vous participez activement à la constitution des effectifs de l'Orchestre de Caen.

- En qualité d'assistant de direction, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la réception et le suivi de l'ensemble des correspondances de l'établissement (incluant les circuits de validation et de signature des courriers sensibles, conventions, délibérations etc...).
- Vous analysez, réorientez et vous assurez du respect des délais de traitement de chacune des demandes en fonction de leur nature, de leur importance et de leur urgence.
- Vous organisez et suivez l'agenda du directeur de l'établissement.
- A l'aise en informatique, vous êtes en capacité de mettre en forme tous types de documents (courriers, mails, notes, conventions et délibérations, etc...) et de créer des outils des suivi (tableaux de bord, etc.) et d'en assurer l'administration.
- Dans le cadre de la gestion administrative des effectifs pour l'Orchestre de Caen, vous suivez et mettez à jour le fichier des musiciens.
- En lien direct avec les chefs de pupitre et dans le cadre des nomenclatures prévues, vous constituez les effectifs de l'Orchestre, en contactant l'ensemble des artistes-enseignants et en recrutant les musiciens supplémentaires.
- En tant que correspondant Ressources Humaines et Formation de l'établissement, vous préparez la mise en oeuvre du plan de formation de l'établissement (collecte des demandes, suivi et transmission des acceptations et refus auprès des agents, etc.) en lien direct avec le pôle formation de la collectivité.
- Vous assurez une veille sur les formations obligatoires et anticipez les renouvellements ou recyclages.
- Assurant l'interface entre le pôle formation, les opérateurs de formation, la direction et les agents de l'établissement, vous suivez le processus d'inscription, de départ et le retour de formation des agents (contrôle et suivi des frais de formation, des
attestations de formation...).
- Vous êtes le référent du logiciel de gestion des absences - INCOVAR.
- Lors de l'arrivée de nouveaux agents, vous êtes en charge de la mise en place de leur prise de poste (demande de création de session informatique, livret d'accueil, parcours de bienvenue...).