Assistante de Direction de la Ddtm du Calvados H/F - 14

L'agent assure le secrétariat de la directrice et des deux directeurs adjoints en collaboration avec un/une collègue.
Les activités principales du poste sont les suivantes:
- Accueil physique, téléphonique des différents interlocuteurs de la direction
- Organisation de réunions, tenue des agendas, traitement du courrier, diffusion, classement, suivi général des dossiers notamment sensibles ou confidentiels et des échéances, demandes de notes aux services.
- Interface avec la préfecture et suivi des circuits de signature.
- Gestion de boîtes mel institutionnelles.
- Gestion des plannings de congés de la direction et des chefs de service.
- Organisation des réunions périodiques (secrétariat général commun, organisations syndicales, groupe de suivi RH, CODIR...) incluant notamment la réservation des salles de réunions, la préparation des ordres du jour, la rédaction de compte-rendu
- Organisation des déplacements de la direction
- Gestion des frais de déplacement de la direction et des architectes et paysagistes conseil
- Mise à jour de l'organigramme

L'agent contribue également à la communication interne et à l'organisation des réunions destinées à favoriser la cohésion de la DDTM. À ce titre:
- il assure la mise à jour des informations sur l'interface intranet commun, alimente une gazette d'informations à l'attention des agents et veille au suivi des articles proposés au corps préfectoral dans le cadre de l'élaboration de la Lettre des Services de l'État adressée aux collectivités;
- il organise les voeux, les temps de cohésion et l'assemblée générale pour sa direction.

Liaison hiérarchique:

L'agent sera rattaché directement à l'équipe de direction de la DDTM, mais travaillera au quotidien avec différents acteurs tant en interne (directrice et adjoint(e)s, chefs de services, collaborateurs, organisations syndicales) qu'en externe (services de la préfecture et tout particulièrement les secrétariats du préfet, du secrétaire général, et de la coordination de l'action de l'État). Il/ elle est en outre en contact fréquent avec les élus, organisations professionnelles et syndicales, usagers, autres administrations ...