Assistant·e - Gestionnaire des Bureaux H/F - Service Public

Au sein du service, vous serez rattaché directement à la cheffe de service pour exercer des missions au bénéfice du service mais également à celui des 3 bureaux le composant.

Ce poste est administratif et nécessite de bonnes qualités relationnelles afin de pouvoir travailler avec les équipes en interne mais également pour assurer le renseignement téléphonique, des usagers qui constitue une priorité pour le service. En effet, les engagement du label service public + sont pris en compte au niveau du service de part sa mission de renseignements des usagers (professionnels et public) liée aux activités régaliennes du service (homologations des véhicule, demandes des entreprises de transports...)

Vos missions dans ce cadre consistent à :
- Assurer l'accueil et un 1er niveau de renseignement téléphonique sur certaines thématiques des bureaux,
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Instruire des dossiers de gestion courante (campagne des médailles d'honneur du transport) pour le compte du bureau du registre
- Contribuer au traitement de demandes d'homologation (saisie et traitement partiel) pour le compte du bureau homologation des véhicules
- Participer à la gestion administrative du personnel de proximité
- Contribuer à l'intérim de l'assistant véhicule du site

En interne, vous serez en relation avec l'ensemble des agents du service,
En externe, vous serez en relations avec les usagers qui contactent le service et parfois avec d'autres services de l'Etat.

Vous serez placé(e) sous l'autorité hiérarchique du chef de service.

Pour ce poste, un profil administratif de cat C dans un domaine régalien et/ou comptable est recherché.

SAVOIRS :
- Connaissance de l'environnement général du service et des responsabilités de chacun
- Connaissance des procédures liées au secteur du transport et des véhicules
- Connaissance des règles de classement et d'archivage
- Connaissance de l'organisation administrative et les règles de correspondance
- Connaissance des engagements Service Public +

SAVOIRS-FAIRE
- savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques,
- Savoir rédiger et mettre en forme un document
- savoir maîtriser les délais
- avoir le sens de l'organisation et de la rigueur
- Savoir gérer les situations conflictuelles

SAVOIRS-ETRE
- Avoir le sens de l'accueil et de bonnes capacité d'écoute
- Avoir le sens du service public
- Savoir faire preuve de disponibilité
- Etre soucieux du respect du devoir de réserve

MODE D'ACQUISITION : Certaines de ces compétences pourront être acquises via des formations notamment et par le compagnonnage avec les autres assistants.

PROFILS RECHERCHES : Le poste conviendrait à un agent sensible à la qualité du service rendu et disposé à un contact fréquent avec des personnes extérieures à l'administration.

• Homologation
• Sens du relationnel
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation