Employée de Mairie - Accueil État Civil et Assistance Communication - Cresserons H/F - Communes

Intitulé du poste : Agent administratif polyvalent - Accueil, État civil, Assistance communication, organisation de cérémonies et évènements
Service : Administration générale / Accueil de la mairie
Position hiérarchique : Sous l'autorité du Maire et des adjoints

Missions principales
1. Accueil et information du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés.
- Renseigner et orienter les usagers vers les services compétents.
- Gérer les prises de rendez-vous.
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
- Assurer la gestion des courriels génériques de la mairie.
2. Gestion de l'état civil
- Recevoir et instruire les demandes d'actes d'état civil (naissance, mariage, décès).
- Établir et délivrer les copies et extraits d'actes.
- Participer à la préparation administrative des mariages, PACS et parrainages civils.
- Assurer la mise à jour des registres d'état civil.
- Veiller au respect de la réglementation en vigueur et à la confidentialité des données.
3. Assistance administrative
- Rédiger des courriers, notes et comptes rendus.
- Mettre à jour les bases de données administratives.
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
- Participer à l'organisation des élections et opérations de recensement.
4. Assistance communication
- Participer à la rédaction du bulletin municipal.
- Mettre à jour le site internet et les réseaux sociaux de la commune.
- Concevoir et diffuser des supports de communication (affiches, flyers, invitations).
- Participer à la promotion des événements municipaux.
- Collecter et mettre en forme les informations communales.
5. Organisation des cérémonies et événements de la collectivité
- Assurer le soutien administratif et logistique à la préparation et au déroulement des cérémonies officielles et manifestations communales.
- Gérer les invitations, les inscriptions et le suivi administratif des événements.
- Participer à l'accueil des invités et à la coordination pratique des manifestations en lien avec les services concernés.
- Veiller à la bonne préparation des moyens matériels nécessaires au bon déroulement des événements.

Compétences requises
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Connaissance de la réglementation de l'état civil.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale.
Savoir-faire
- Accueillir et renseigner le public avec professionnalisme.
- Rédiger des documents administratifs.
- Utiliser les logiciels métiers de mairie.
- Organiser et prioriser les tâches.
Savoir-être
- Sens du service public.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Rigueur et organisation.
- Aisance relationnelle.
- Polyvalence et autonomie.
- Esprit d'équipe.
- Conditions d'exercice Travail en bureau et au guichet d'accueil.
- Contact quotidien avec le public.

- Participation ponctuelle aux cérémonies, élections et manifestations communales.
- Respect des obligations de confidentialité liées aux données personnelles.
Profil recherché
- Formation administrative ou expérience dans une collectivité territoriale appréciée.
- Expérience en accueil du public souhaitée.
- Compétences en communication institutionnelle appréciées.
Temps de travail
- Temps complet ou temps non complet selon les besoins de la collectivité.
- Horaires correspondant à l'ouverture au public de la mairie.

• Outlook
• SGBD
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Création d'affiches
• Réseaux sociaux
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Capacité d’adaptation