Responsable Administratif Polyvalent - Bavent H/F - Communes

Assistant(e) du Secrétaire de Mairie ou du DGS - Remplacement dans ses fonctions en cas d'absence (congés). Fonctions d'encadrement des agents administratifs des agents d'exécution. Poste d'instruction avec expertise en matière d'État Civil (délégation de signature), d'Urbanisme, Élection et Centre Communal d'Action Sociale. Notions budgétaires et comptables recommandées.

Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et partenaires professionnels.
Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement du service administratif ou de la collectivité, exécution et suivi des décisions administratives.
Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service administratif en matière :

- Urbanisme : Gestion et instruction (partielle) des différents dossiers, suivi et évolution du Plan Local d'Urbanisme. Poste de travail en relation directe avec les différents services de l'Etat, les différents syndicats (SDEC, SIVOM, ...), le service instructeur de la communauté de communes pour laquelle la commune a délégué certaines compétences, les partenaires extérieurs tels que notaires, géomètres, constructeurs,...
- Etat-civil, élections (politiques et professionnelles), funéraire, citoyen (recensement militaire) par le suivi : des dossiers et préparation des différents actes, tenue et mise à jour des registres d'état civil, des listes électorales et organisation des élections.
- Affaires générales : Travaux de secrétariat (courrier, compte-rendu, rédaction d'actes juridiques, établissement de fiches de procédure, classement, archivage), tenue de la régie en qualité de régisseur adjoint, suivi des débits de boissons et exploitation de la licence IV communale, gestion et suivi des demandes de permission de voirie, recensement de la population, suivi et mise à jour du site internet de la commune et des panneaux d'information (dont 2 lumineux.).
- Centre Communale d'Action Sociale : Poste de travail en relation directe avec l'adjointe en charge du C.C.A.S. Préparation des dossiers, tenu des réunions du conseil d'administration et transmission des décisions.

Les "Savoirs"
Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Connaissance des bases réglementaires et de la jurisprudence dans les domaines de l'état civil, du recensement militaire, de la gestion funéraire, du fonctionnement des régies, de l'urbanisme, des élections.
Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe vocabulaire professionnel).
Maîtrise des logiciels métiers.
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Maîtrise des techniques de recherches documentaires.

- Les Savoir-être
Rigueur, autonomie, efficacité, organisation, méthodique, neutralité, devoir de confidentialité.
Sens aigu du service public.
Savoir travailler seul et diriger une équipe.
Etre capable d'accueillir tout public en s'adaptant à son interlocuteur.
Gérer les situations de stress et le public difficile.
Maîtrise des outils informatiques, des logiciels métiers état civil, élections, citoyen, cimetière), internet.
Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pics d'activité liés à la clôture des listes électorales, à la préparation des scrutins électoraux, aux opérations de recensement de la population, à la possibilité d'astreinte (élections, mariages, cérémonies, exploitation de la licence IV communale)
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

• Rigueur et méthode