Assistant Adminsitratif H/F - Vinci Energies France Tertiaire Grand Ouest

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses plus 2 100 entreprises sont au coeur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.
Rattaché(e) à la responsable administrative d'entreprise, vous intervenez sur un périmètre large mêlant administration, gestion et coordination :

Accueil & gestion administrative : assurer l'accueil physique et téléphonique (gestion des appels, orientation, prise de messages), gérer le courrier entrant (réception, tri et distribution) et administrer la boîte mail générique de l'entreprise

Gestion clients : créer et mettre à jour les fiches clients, établir les situations de travaux et facturation, suivre les encaissements et cautions clients, gérer les déclarations et factures de sous-traitance

Gestion fournisseurs : créer les fournisseurs dans l'outil interne, saisir les factures et avoir, effectuer le suivie des relances et litiges fournisseurs

Affaires : créer les dossiers affaires et commandes associées dans l'outils interne, préparer les dossiers affaire

Appels d'offres : réaliser la veille et télécharger les dossiers, préparer et déposer les réponses (administratif, mémoire, DPGF) et assurer le suivi des appels d'offres

Vie de l'entreprise : assurer le classement et l'archivage, gérer les fournitures et les commandes courantes, suivre les intérimaires (contrats, heures) et saisir les notes de frais.

Engagement RSE : appliquer les règles de sécurité en vigueur, contribuer aux engagements environnementaux (tri, écoconduite...), participer à la vie et aux actions RSE de l'entreprise

Profil recherché

· Formation en gestion administrative / assistanat (Bac à Bac +2/3)

· Maîtrise des outils informatiques (Excel, logiciels de gestion)

· Organisation, rigueur et polyvalence

· Bon relationnel et sens du service

• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier