Assistant de Direction H/F - Mairie

MISSION
Vous assurez la gestion administrative de la Direction Petite Enfance sous l'autorité du Directeur, en collaboration avec le Directeur Adjoint, la Coordinatrice, les Responsables d'équipements et de services, en interface avec les Directions, Services et en lien avec les Partenaires, Institutions, Usagers et tiers.
Vous apportez une assistance permanente à l'équipe de Direction en termes de collaboration, d'information, de gestion et d'organisation de la Direction avec transparence, rigueur, diplomatie, confidentialité, et responsabilité en veillant au respect des délais et échéances ainsi qu'en portant une attention particulière à l'avancée et la fiabilité des dossiers, l'efficacité et l'efficience de l'organisation, l'information et la représentation de la Direction, la réactivité du service rendu et la qualité des relations entretenues.
Vous assumez également une continuité de service en cas d'absence de vos collègues sur les missions courantes ou sensibles et faites le lien sur les dossiers d'importance en cas d'absence de l'un des membres de l'équipe de Direction.

ACTIVITES DU POSTE
Organisation et coordination
- Gestion des agendas, réunions, priorités et absences via Outlook et INCOVAR.
- Accueil téléphonique et physique, interface avec les services internes et les élus.
- Circulation fluide de l'information et représentation positive de la Direction.
Courrier, documentation et administratif
- Gestion complète des correspondances (réception, enregistrement, suivi, dématérialisation).
- Mise en place et suivi de la gestion documentaire (classement, archivage, records management).
- Rédaction et mise en forme de documents, suivi des circuits de signature et des procédures.
Support aux activités de la Direction
- Suivi des dossiers, projets, tableaux de bord et échéances.
- Préparation des dossiers pour le Conseil d'Administration.
- Appui RH (suivi demandes, permanences, astreintes) et relais en cas d'absence.
Logistique et ressources
- Gestion des stocks, commandes et interventions.
- Organisation de l'accueil des nouveaux arrivants.
PROFIL
De formation Bac à Bac +2 en gestion administrative.
Vous connaissez la collectivité du CCAS de Caen ainsi que son mode de fonctionnement.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale.
Vous avez une aisance rédactionnelle et vous maîtrisez les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Vous avez une bonne aisance relationnelle, un sens de l'écoute et du contact ainsi que des capacités d'adaptation pour travailler en équipe (rendre compte, partager l'information et assurer la continuité du service) et répondre aux différents interlocuteurs (internes, externes).
Vous êtes organisé et vous avez un esprit de synthèse.
Vous êtes autonome et vous savez prendre des initiatives.
Vous êtes fiable et faites preuve de discrétion et de réserve professionnelles.
Vous maitrisez les outils informatiques Word (rédaction, mise en forme, publipostage), Excel (mise en forme, suivi de tableaux) et Powerpoint, Outlook (messagerie, agenda), Internet.
Vous avez une aisance avec les logiciels métiers, Astre GF, Air délib, Incovar, 6TZen, courrier, etc.

CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE

Travail en bureau.
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Autonomie dans l'organisation du travail.
Capacité à répondre aux sollicitations et à traiter les dossiers sur des mêmes plages horaires de
travail.
Contraintes horaires / congés éventuelles liées aux procédures, dossiers, projets et calendriers de la
Direction.
Déplacements éventuels sur les équipements et services.
Congés coordonnés avec les collègues pour assurer la continuité du service.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique