Apprenti - Assistant de Direction H/F - Agence Régionale de Santé Normandie (ARS Normandie)

Assister le Directeur départemental et la Déléguée territoriale dans l'organisation quotidienne de leur travail, assurer l'interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Accueil téléphonique, orientation des usagers et des appels
Gestion de la messagerie de la Direction
Personne-ressource sur l'activité du service et son fonctionnement
Gestion du planning, agenda, déplacements et organisation de réunions
Suivi des échéanciers des demandes de la Direction générale, des Directions métiers, du Préfet
Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers et de comptes rendus, travaux de synthèse, rapport d'activité
Traitement de l'information et réponses de 1er niveau
Classement et archivage de documents (plan de classement)
Réunion Territoriale Transverse - calendrier et comptes rendus

Secrétariat du Conseil territorial de santé du Calvados
Préparation des documents pour la réunion, installation de la salle, accueil et émargement des membres, rédaction du compte-rendu
Suivi et mise à jour des compositions du conseil territorial de santé et des différentes commissions
Elaboration, organisation et mise à jour du fonds documentaire de l'animation territoriale
Organisation de réunions et participation
Il/Elle vient également en appui du Directeur départemental et de la Déléguée territoriale dans les missions d'animation territoriale confiées par le Directeur général de l'ARS

Vous connaissez/vous avez/vous savez :
Niveau d'étude : Baccalauréat et vous préparez un BTS
Vous avez une aisance relationnelle et rédactionnelle
Vous savez faire preuve de réactivité, d'initiative, de diplomatie et de discrétion professionnelle
Vous avez une maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint...)
Vous avez de l'expérience en gestion de dossier et systèmes de classement et d'archivage

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique