Assistante de Direction - Douvres la Delivrande H/F - Communes

Assistance au DGS en matière de secrétariat général, de prise de rendez-vous et de gestion d'agenda, de préparation de conseils municipaux et d'élections

Secrétariat
Gestion de l'agenda du DGS et du Maire
Gestion administrative
Assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière Participer à la gestion administrative de la collectivité en appliquant les procédures dédiées
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle des élections

Accueil - Communication
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances

Les « savoirs » :
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat. Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Les "savoirs être" :
Organisation et gestion du temps (planification emploi du temps, gestion des priorités, traiter plusieurs tâches simultanément)
Communication efficace (communication claire et efficace, adaptée aux circonstances)
Gestion du stress, résolution de problèmes avec efficacité
Courtoisie, professionnalisme
Capacité à travailler en équipe (collaboration avec les autres agents)
Anticiper les besoins, améliorer les processus internes
Discrétion, respect de la confidentialité et des informations sensibles
Adaptabilité aux changements et imprévus

• Gestion de l'emploi du temps
• Word
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier