Assistant Administratif en Charge des Fichiers Protocolaires Srpp 31967 H/F - 14

Le service relations publiques et protocole accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux nouveaux projets régionaux.

Dans le cadre de la mise en oeuvre des politiques régionales, vous contribuez à valoriser l'image de la Région Normandie, de son Président et des élus en gérant les fichiers protocolaires du Cabinet.

Mission principale: (80%)

Assurer la mise à jour des bases de données des fichiers protocolaires gérés par le Cabinet du Président
Assurer une veille et mise à jour quotidienne des fichiers protocolaires
Fiabiliser la base
Participer au déploiement de nouveaux logiciels de gestion de base de données, être force de propositions
Alimenter et exploiter les logiciels de gestion et de bases de données
Effectuer des recherches de données auprès de partenaires extérieurs par tous moyens mis à disposition dont le phoning
Assurer les publipostages et envois de courriers / cartons d'invitation / e-mailing du Cabinet
Assurer les suivi des réponses et effectuer les relances si nécessaire
Tenir compte des contraintes CNIL
Appui ponctuel au ciblage et à l'extraction de cible d'invités sur de grandes manifestations, et traitement des réponses de présence et d'excuse
Mission gestion des infractions : (20%) et accueil (à la marge)

Assurer les accueil, le passage de microphones lors de manifestations où le besoin est avéré.
Assurer le suivi des infractions au code de la route (courrier, relance, suivi...)
Assurer du suivi des attestations permettant de conduire des véhicules terrestres du parc Automobile
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de ses missions
Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Effectuer le classement et l'archivage des fichiers sous format informatique
Rendre compte à la hiérarchie tout en ayant le réflexe de la remontée hiérarchique, avant toute transmission
Faire preuve de discernement, respecter les procédures internes.
Etablir un retour d'information
Alerter en temps utile sur les difficultés