Secrétaire en Gestion Administrative à l'Ufr des Sciences H/F - 14

Lieu de travail : UFR des Sciences - UR 7482 laboratoire MERSEA - Caen - Campus 1

L'UFR des Sciences est une communauté d'environ 250 enseignants, enseignants - chercheurs et chercheurs, accompagnée de 150 personnels administratifs et techniques (dont personnels affectés en laboratoire) au service d'environ 4 800 étudiants répartis du niveau licence au doctorat. L'UFR des Sciences s'appuie sur un potentiel scientifique de 20 Unités de Recherche, dont 13 en rattachement principal, reconnues nationalement et internationalement.

Le poste est à pourvoir auprès du Laboratoire « Marine Ecosystems and oRganisms reSEArch Lab » (MERSEA) en activité sur deux sites : le campus I et la station marine Luc sur mer (CREC). Cette unité de recherche de 50 personnes a pour ambition de suivre l'état de santé du milieu marin en étudiant les organismes marins du gène à l'écosystème.

Le laboratoire MERSEA est constitué de deux équipes de recherche à l'expertise scientifique reconnue, complémentaires dans leurs échelles de champs de recherches :

PHysiologie des espèces Aquatiques : REgulations des gènes aux organismes (PHARE)

Biodiversité et FOnctionnement des écoSystèmes côtiERs Anthropisés (FORSEAS)Mission principale du poste :

Assister la direction de l'UR MERSEA

Activités principales :

Accueil (physique et téléphonique)

Gestion du courrier

Préparer les réunions de conseil et les animations: rédaction de courriers, des comptes rendus (conseil, réunions...), envoi des convocations

Assurer la diffusion et la mise à jour si besoin de l'ensemble des informations, procédures, règlement intérieur.

Contribuer à l'accueil des personnels permanents, contractuels et stagiaires (suivi des conventions de stage) - Référent RH et octopus

Gestion et informatisation de l'ensemble des ressources bibliographiques, mise à jour de HAL - Référent HAL

Gestion des indicateurs (mise en forme de rapports, de publications scientifiques, conférences, congrès, thèses...)

Gestion des archives du laboratoire-Référent Archives

Suivi et Mise à jour du site internet - Référent communication

Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique :

Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service

Gestion des badges et des clés

Traiter les demandes d'enlèvement du matériel informatique usagé (rédaction du PV d'enlèvement)

Suivre les demandes d'intervention auprès du service logistique

Assurer la continuité du service concernant l'activité financière en lien avec le gestionnaire financier (travail en binôme) du laboratoire et le service financier de l'UFR :

Gestion des ordres de mission sans frais

En l'absence du gestionnaire financier ou en cas de surcroît de travail, contribuer au traitement des commandes ou missions urgentes