Assistant Administratif du Groupement de la Prévention et de la Gestion des Risques H/F - 14

Rattaché au service du secrétariat du groupement de la prévention et de la gestion des risques, l'assistant administratif assure le secrétariat au profit des différents services du groupement.

Temps de travail
- Temps complet
- Régime de travail : 39h avec attribution de RTT (ou 35h sans RTT)

Conditions de travail
- Télétravail possible sous réserve de l'autorisation de l'établissement.

Placé sous l'autorité du chef du service du secrétariat du groupement de la prévention et de la gestion des risques auquel il rend compte de son action, l'assistant administratif est chargé de :

Missions principales

- Participer à l'accueil téléphonique et physique des services du groupement ;
- Assurer le lien secrétariat des différentes missions de sécurité ;
- Assurer le suivi du courrier et des documents (enregistrement, répartition, classement...) ;
- Collecter et traiter les informations essentielles au bon fonctionnement administratif du groupement ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers, des courriers et des documents internes (rédaction, mise en forme, relecture, corrections...) ;
- Renseigner et assurer la mise à jour des fichiers départementaux et des différentes bases de données (ERP, PEI) ;
- Organiser, trier, classer et archiver les documents ;
- Assurer la gestion des agendas des équipes du groupement (planification des réunions, visites et rendez-vous...) ;
- Apporter un soutien à l'organisation du travail du groupement en assistant le chef de groupement et les chefs de service.

Missions secondaires

- Contrôler et suivre du fichier départemental sur le logiciel métier ;
- Accompagner les communes dans le cadre des demandes de subventions (APCR, DETR) ou des actes administratifs ;
- Assurer la facturation des prestations payantes.

Missions transversales

- Participer à la démarche de dématérialisation, classement et archivage ;
- Renseigner les indicateurs d'activité et de performance ;
- Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures ;
- Veiller au respect de la légalité ainsi que des notes et règlements du SDIS ;
- Assurer le partage des informations avec les autres groupements et services ;
- Contribuer aux actions de communication de l'établissement.