Assistant de Direction H/F - 14

L'Université de Guyane est composée de l'IUT, de l'INSPE, de départements de formations et de recherche, de laboratoires et de services. C'est un établissement pluridisciplinaire dont le siège est situé à Cayenne, sur le campus de Troubiran. Avec un effectif de 141 enseignants chercheurs et enseignants et de 150 emplois de BIATSS, elle compte environ 4 500 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni.

Branche d'activités professionnelles : J
Famille d'emploi : Administration et pilotage
Métier ou emploi type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Les missions :
L'assistant-e exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il/Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service.

Assister la-le directeur-rice du service
- Gérer son agenda (organiser ses rendez-vous et déplacements, préparer les réunions, les dossiers et les suivre.)
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs et les différents services de l'établissement
- Préparation de dossiers administratifs

Missions transversales
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer, réorganiser, orienter et prendre les messages
- Aide à l'organisation d'évènements institutionnels et participation à des réunions ; conférences.
- Prise de note et élaboration des comptes rendus
- Communication en Anglais souhaitée (le Portugais serait un plus)

Gestion administrative du secrétariat
- Rédiger, et mettre en forme les documents administratifs et courriers réponses
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et classer le courrier postal et électronique
- Réceptionner, vérifier les parapheurs (des composantes, des services centraux.) et leur circulation
- Gérer et suivre les commandes
- Gérer les réservations de salles en cas de besoin

Conditions particulières d'exercice :
- 37h30 hebdomadaires, horaires variables et pics d'activité en fonctions des obligations du service et à la demande du supérieur hiérarchique

Diplômes - Formations - Expériences :
BTS Support à l'action managériale - Secrétariat
BUT Gestion des entreprises et des administrations, Gestion administrative et commerciale, Carrières juridiques
LICENCE toutes disciplines confondues
1 an d'expérience souhaitée

Savoir-faire
- Respecter les procédures
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir-être
- Discrétion absolue
- Excellentes relations humaines
- Indispensable respect de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Initiative et réactivité
- Rigueur et fiabilité

Connaissances
- Connaissance souhaitée de l'environnement universitaire
- Connaissance de la langue anglaise et/ou portugaise souhaitée
- Techniques d'expression écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point.)

Pour postuler :
Envoyer lettre de motivation, CV, diplôme le plus élevé obligatoirement.