Secrétaire en Gestion Administrative à l'Ufr des Sciences H/F - 14

Mission principale du poste :

Assister la direction de l'UR MERSEA

Activités principales :

Accueil (physique et téléphonique)

Gestion du courrier

Préparer les réunions de conseil et les animations: rédaction de courriers, des comptes rendus (conseil, réunions...), envoi des convocations

Assurer la diffusion et la mise à jour si besoin de l'ensemble des informations, procédures, règlement intérieur.

Contribuer à l'accueil des personnels permanents, contractuels et stagiaires (suivi des conventions de stage) - Référent RH et octopus

Gestion et informatisation de l'ensemble des ressources bibliographiques, mise à jour de HAL - Référent HAL

Gestion des indicateurs (mise en forme de rapports, de publications scientifiques, conférences, congrès, thèses...)

Gestion des archives du laboratoire-Référent Archives

Suivi et Mise à jour du site internet - Référent communication

Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique :

Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service

Gestion des badges et des clés

Traiter les demandes d'enlèvement du matériel informatique usagé (rédaction du PV d'enlèvement)

Suivre les demandes d'intervention auprès du service logistique

Assurer la continuité du service concernant l'activité financière en lien avec le gestionnaire financier (travail en binôme) du laboratoire et le service financier de l'UFR :

Gestion des ordres de mission sans frais

En l'absence du gestionnaire financier ou en cas de surcroît de travail, contribuer au traitement des commandes ou missions urgentes