Assistante des Élus - Autres de Collectivite Territoriale de Guyane H/F - 14

Assistante des élus
Secrétariat des élus

L'assistante des élus,
Apporte une aide permanente aux élus en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement. Elle suit et gère plusieurs dossiers.

Activités et tâches:
Réalise et met en forme des travaux bureautique, en:
-Prenant des notes et mettant en forme tous types de courriers
-Réalisant la saisie des documents de formes et de contenus divers
-Photocopiant et assemblant des documents
Accueil téléphonique et physiquement, en:
-Comprenant les demandes
-Renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-Adaptant son discours en fonction de l'interlocuteur
-S'exprime correctement oralement et par écrit
-Recevant, filtrant et transmettant les messages téléphoniques et les courriers électroniques
Organise et planifie les réunions, en:
-Rédigeant les ordres du jour en concertation avec les élus
-Respectant les délais de transmission de documents avant la réunion
Organise son poste, en:
-Classant et ordonnant les dossiers et documents de manière simple et accessible
-Opérant un tri régulier parmi les dossiers et documents
-Anticipant les commandes de fournitures en vue du classement ou de l'archivage